נהלי עבודה במשרד עורכי דין

בכל משרד צריכים להיות נהלי עבודה המגדירים ומסדירים את צורת התנהלותו של המשרד בתחומים השונים. ללא קשר לגודל המשרד, חשוב שיהיו בו נהלים כתובים, שיקלו על הסתגלותם של עובדים חדשים ויחסכו זמן והסברים. הדבר יביא לצמצום אי-הבנות ולהתייעלות.

בכל משרד קיימים תחומים שבהם מעניקים הנהלים מסגרת לתפעול יעיל, למשל: שעות העבודה וחופשות, תפעול המחשב,צורת ההתקשרות עם הלקוחות, דואר רגיל ואלקטרוני, פתיחת המשרד וסגירתו, גיוס לקוחות וכדומה. הנהלים מיועדים הן לעורכי דין והן לצוות התומך של המשרד. להלן מספר דוגמאות לנהלי משרד בשלושה נושאים: ניהול חשבונות, רישום שעות וקביעת שכר טרחה.

נוהל הנהלת חשבונות

• ניהול רישומים שוטפים, בתוכנת הנהלת החשבונות, של כל הפעולות הנובעות מתנועות כספיות במשרד, בהתאם למסמכים המוגשים להנהלת החשבונות.

• על הנהלת החשבונות לקבל בראשית החודש חשבוניות מספקים לצורך עריכת רישומים בגין ההוצאות.

• הנהלת החשבונות תפיק דו"חות מע"מ, ניכויים, ביטוח לאומי, דוחות לתשלום עבור פוליסות ביטוח וקופות הגמל לעובדים, עדל-14 בכל חודש.

• עם קבלת התקבול תופק קבלה ללקוח, וזאתגם במקרים שהתשלום הוא דחוי. עבור התקבולים הדחויים תופק קבלה זמנית ועם מועד פירעונם תופק קבלה ללקוח. בתוכנת הנהלת החשבונות תופיע התראה יום מראש על מועד פירעונן של ההמחאות הדחויות, למען הפקדתן בתאריך הפירעון.

• ניהול התזרים השבועי שלהמשרד.

• הנהלת החשבונות תכין את חשבונות שכר הטרחה והחזר ההוצאות ללקוחות המשרד, ואלה יאושרו על ידי השותף המנהל לפני שליח תן ללקוח. אחריות למעקב ולגביית חובות הלקוחות, בתיאום עם עורכי הדין המטפלים בתיקים.

• קשר יום-יומי עם הבנקים בכל הקשור להפקדת המחאות, ריביות, חשבונות נאמנות וכדומה. • אחת לחודש יימסרו לשותף המנהל דו"חות רווח והפסד.

• הכנת לוחות תזרימי מזומנים ותחזית תזרים לחודשים הבאים.

• עד ה-15 בחודש יוגש דו"ח מפורט של חיוב ישכר טרחה והוצאות נלוות לניהול התיק, לצורך הכנת חשבונות שכר טרחה והחזר הוצאות.

• הכנת דו"ח חובות פתוחים של לקוחות, המיוחס לכל שותף, לצורך טיפול שותף בחובות אלו. 

נוהל רישום שעות

• המשרד מחייב את מרבית הלקוחות לפי שעות, על כן יש להקפיד על רישום הזמן המושקע בכל תיק.

• על עורך הדין לרשום בתוכנה המיועדת לכך את התיק שבו הוא מטפל: מספר התיק ושם הלקוח, בהתאם לרישום המשרד, לפי יחידות של 30דקות.

• על עורך הדין לרשום את טיב הפעילות שהוא מבצע עבור הלקוח: ישיבה עם הצד שכנגד, ניסוח מכתבים, בדיקת החוק וכולי.

• כל שיחת טלפון שאורכה יותר מ-10 דקות תירשם כיחידה בת רבע שעה, והלקוח יחויב בה.כל דואר אלקטרוני שיוצא עבור הלקוח וזמן ניסוחו עולה על 10 דקות, יירשם אף הוא כיחידה של רבע שעה. גם תיקים ששכר הטרחה עבורם אינו מבוסס על מחיר שעת עבודה, מחייבים רישום על פי שעות.

• יש להקפיד על רישום שעות שאינן קשורות לתיק הלקוח, כמו עדכונים מקצועיים, השתלמויות ועוד.

• על כל עורך דין להעביר בסוף יום העבודה את דו"ח שעות העבודה לשותף המנהל לצורך סיכומן.

• ב-30 בחודש תעביר הנהלת המשרד את ריכוז השעות של כל לקוח בעבור כל תיק לעורך הדין שמטפל בתיק, על מנת שיבדוק ויבקר את מספר השעות וירשום אותן בתיק הלקוח.

• לאחר הבדיקה, עורך הדין המטפל בתיק יאשר את סך כל השעות ויעביר את דו"ח השעות, לפי תיק ולפי לקוח, לשותף שלו הוא כפוף אול הנהלת המשרד.

נוהל קביעת שכר טרחה

• קביעת שכר הטרחה היא באחריות השותפים בלבד.

• שכר הטרחה יסוכם עם הלקוח טרם תחילת העבודה, ויתייחס לשלבים השונים של ביצוע העבודה תוך ציון המועדים לתשלום.

• אין להתחיל בעבודה טרם חתימת הלקוח על הסכם שכר הטרחה. השותף האחראי יטפל בהוצאת חשבון שכר טרחה בכל שלב, כפי שעולה מהסכם שכר הטרחה.

• חשבון שכר הטרחה יכלול את מספר השעות שיוחדו לטיפול בתיק ואת תיאור הפעילות, לפי יחידות של 30 דקות. המפתח לחישוב השעות מבוסס על 80$ עבור שעת מתמחה, 120$ עבור שעת עורך דין שכיר בעל 3 שנות ותק, 150$ עבור עורך דין שכיר מעל 3 שנות ותק, 200$ עבור שותף זוטר ו-250$ עבור שעת עבודה של שותף. " במצב הדולר היום יש לקבוע ערך ריצפת דולר אחד בארבעה שקלים.

• עם סיום הטיפול בתיק יש להוציא ללקוח מכתב סיום התקשרות.

• השותף האחראי יערוך מעקב על סיום התשלומים בעזרת הנהלת החשבונות. אם הלקוח קיבל הנחה בתשלום, או שהתשלום היה שונה מהסכם שכר הטרחה, על הנתונים האלו להופיע בתיק הלקוח תוך מתן הסבר לחריגות.

• אם התיק שטופל הוא של לקוח שהמשרד מנהל עבורו מספר תיקים, על השותף האחראי להזרים את נתוני שכר הטרחה למאגר הנתונים, בתוכנה המיועדת לכך. 

קביעת נהלי משרד וניסוחם מאפשרים תזרים יעיל שלתהליכי עבודה במשרד עורכי דין . כמו כן, הם גם מהווים חלק ממערך המשרד בניהול סיכונים כי תפקוד המשרד בהתאם לדרכי העבודה שנקבעו עשויים לחסוך הרבה כסף ועוגמת נפש בעתיד.