האם אתה דואג לשמור על הידע שנצבר אצלך במשרד ?
האם עורכי דין במשרדך משתפים אחרים בידע שלהם?
לקוחות בוחרים לעבוד עם משרד עורכי דין על בסיס הידע והניסיון המיוחסים למשרד.
התוצר שמשרדי עורכי דין מציעים ללקוחותיהם הוא הידע המשפטי שבידם, הגלוי והסמוי, וכן ניסיונם וקשריהם, בתקווה שכל אלו יעזרו לקידום עניינם של הלקוחות. משום כך, עורכי הדין הוותיקים מהווים נכס הוני של משרד עורכי הדין בידע הרחב הצבור עמם, הן ידע מקצועי הן ידע ארגוני.
בעבר היה לעורכי הדין הוותיקים יתרון לגבי איתור הידע משפטי. , אולם יתרון זה קהה עם הופעת מאגרי המידע ומנועי החיפוש היעילים. עדיין יעילותם ויתרונם באים לידי ביטוי בסיטואציות משתנות, כמו למשל במהלך משפט שבו עולה אירוע בלתי צפוי. הידע הצבור עימם מסייע במקרים אלה לפתרון הבעיה, ועוד יותר מכך מסייע להם ניסיונם) הידע הסמוי שלהם) להתנהל במצבים של חוסר ודאות ולצאת מהם כשידם על העליונה. הידעה סמוי של הוותיקים הופך עם השנים לחלק מהמוניטין שלהם ושל המשרד, אבל הוא גם המקור ל"נפילה" שחווים משרדים רבים עם הסתלקותו של שותף ותיק. לעתים קרובות לא משכילים עורכי הדין הוותיקים ומשרדיהם להנחיל את הידע הסמוי לארגון ולעורכי הדין הצעירים, וכשפורש הוותיק שהוא עמוד התווך של המשרד, יש חשש להתמוטטות המשרד. אין די בקיומם של פתרונות טכנולוגיים בסגנון של מאגרי מידע.
הבעלים של משרד עורכי דין חייב למצוא דרך לצבור גם את הידע הפורמאלי (הגלוי ) והלא פורמאלי (הסמוי) של המשרד ולהופכו לידע של המשרד. את הידע הגלוי יכול הארגון לעבד על ידי מערכות מידע, לקדד או להקליט, לאחסן בארכיון ולהגן עליו. לעומת זה את הידע הסמוי קשה לאגור ולהעביר. יש טוענים כי ידע סמוי שנעשה לגלוי – חדל להיות ידע והופך למידע – ומידע זה יהפוך שוב לידע רק כאשר יאוחסן בצורת הבנה בראשו של אחר.
טכנולוגיה ותרבות ארגונית בניהול הידע
כדי לנהל את הידע בצורה נכונה, צריך להשתמש בתהליכים טכנולוגיים ובתהליכים תרבותיים שמאפשרים הפיכת מידע לידע, איסוף מידע, שיתוף, אינטגרציה ושימוש מחודש ואפקטיבי בידע. ניהול ידע הוא עניין תרבותי הקשור באנשים. אפשר להוציא כסף רב על יישומים של ניהול ידע, תכנון פורטלים לשיתוף ידע, ניהול מסמכים וכולי, אך ללא האנשים והרשתות החברתיות לא יוגשם החזון הארגוני.
ניהול ידע הוא תהליך הכרוך בשינוי התרבות הארגונית. הקושי הגדול הוא לרתום את אנשי המשרד לנושא, ולייצר תרבות ארגונית של שיתוף פעולה. השאלה היא איך יוצרים תרבות ארגונית שמעודדת ומתגמלת שיתוף ידע, ואיך מייצרים נינוחות ארגונית ומאפשרים לאנשים להשקיע זמן בעיבוד המידע והידע המגיעים אליהם או נוצרים על ידם. לא מספיק לטפל בפן אחד של הידע בלבד, אלא יש לטפל גם בתרבות ובהכנת הכלים והמנגנונים תומכי הידע. והחשוב מכל, הוא של הובלת התהליך נדרשת מנהיגות של הדרג הבכיר בארגון. הדרג הבכיר חייב להתגייס למימושה שלמטרה זו, להיות ממוקד בה ולהקציב עבורה את המשאבים התשתיתיים.
מה צריך לעשות כדי להניע תהליך של ניהול הידע במשרד? קודם כל, לבדוק מה הם הנושאים שחשוב לשמר, לאחר מכן, מחליטים על כיצד משמרים ובשלב שלישי ייבחר האחראי על פרויקט ניהול הידע.
